Guide d’administration de la bande |
|
|||||||||
|
|
|||||||||
Guide d’administration de la bande du Conseil de bande d’Odanak
1. Mission ▲
La mission du Conseil de bande d’Odanak consiste à assurer la représentation des membres de la Communauté des Abénakis d’Odanak et à favoriser la préservation de leur identité, leur culture et leur qualité de vie.
Pour ce faire, le Conseil vise la dispense de services de première qualité aux jeunes, aux aînés et à toute la Communauté, à la mesure des ressources de la bande.
Le Conseil entend faire preuve de transparence et d’équité dans ses décisions, tout en soutenant l’autonomie individuelle et collective pour assurer l’avenir de la bande.
2. Valeurs ▲
| Impartialité | Transparence |
| Communication | Dévouement |
| Confiance | Engagement |
3. Principes de gestion ▲
Transparence
La transparence est une question d’honnêteté et de franchise.
Ce que cela signifie :
Communication
Le Conseil de bande d’Odanak entend rendre l’information accessible à tous les membres de la Communauté.
Divulgation
Le Conseil de bande d’Odanak et le personnel de la bande doivent divulguer leurs intérêts propres, qu’ils soient financiers ou personnels.
Équilibre
L’équilibre consiste à établir la pertinence et la matérialité des événements.
Ce que cela signifie :
Comportement
Afin de mener à bien son mandat et d’atteindre ses objectifs, le Conseil de bande d’Odanak et le personnel de la bande doivent utiliser des moyens appropriés et assurer le maintien d’une répartition adéquate du pouvoir entre les individus.
Équité
L’équité est la volonté de prévenir l’exercice du pouvoir dans le comportement quotidien.
Ce que cela signifie :
Programme clair d’embauche et d’emploi
Le recrutement, l’embauche, l’accueil et les conditions de travail du personnel de la bande sont encadrés par un Manuel de gestion du personnel qui doit être compris et respecté.
Climat de travail sain
Les affaires de la bande sont gérées sans intimidation ou comportement harcelant. Le code de déontologie du Conseil de bande d’Odanak doit être connu et respecté par tous, en tout temps.
Continuité
La continuité est la création d’une vision à long terme pour la bande d’Odanak.
Ce que cela signifie :
Continuité des affaires de la bande
La continuité des affaires de la bande sous-tend la définition d’une stratégie de développement et l’exercice d’une vision à long terme pour assurer le patrimoine de la Première Nation Abénakis d’Odanak.
Permanence de l’administration
La continuité au sein du personnel de la bande, la préparation de
la relève, la prévention des conflits et la passation convenable des
pouvoirs assureront la continuité de la gestion.
4. Objectifs ▲
Services administratifs
-
Atteindre un niveau supérieur de transparence et de professionnalisme dans le processus décisionnel et la gestion du personnel.
-
Maintenir une démarcation entre le rôle du Conseil de bande (le Chef et les conseillers) et le personnel de la bande.
-
Accroître l’efficacité du personnel de la bande par une définition claire des rôles et responsabilités, de même qu’une utilisation accrue des outils informatiques et de la formation.
-
Mettre en place des méthodes reconnues de contrôles internes, incluant un processus budgétaire, visant l’utilisation optimale des ressources de la bande.
Services à la Communauté
-
Accroître le nombre et la qualité des communications entre le Conseil de bande (le Chef et les conseillers) et les membres de la Communauté.
-
Assurer une représentation accrue des intérêts des membres de la Première Nation Abénakis d’Odanak.
-
En relation avec les besoins des membres de la bande, adopter des politiques et programmes, à la fois souples et équitables, tout en respectant les ressources de la bande.
-
Maintenir des services de première ligne de grande qualité en matière de santé, d’éducation, d’habitation, de développement économique, incluant l’employabilité, de travaux publics et de services communautaires, en favorisant le recrutement de personnel qualifié.
-
Soutenir davantage les services offerts à la jeunesse en matière de développement personnel, d’éducation et de loisirs, de même qu’aux aînés en matière de santé.
5. Rôle du Conseil de bande ▲
Le Conseil de bande d’Odanak (le Chef et les conseillers) sont les représentants élus des membres de la bande. À ce titre, ils forment l’administration locale autorisée et constituent le pouvoir juridique de la réserve.
Assurer la représentation des membres de la Première Nation Abénakis d’Odanak et la défense de leurs intérêts.
Favoriser le maintien de la culture et des coutumes de la Communauté.
Établir les objectifs et buts de la bande.
Élaborer des politiques et règlements pour orienter le personnel de la bande.
Approuver les budgets et les transactions financières de la bande.
Veiller ce que le personnel de la bande mette en pratique les décisions du Conseil de bande.
6. Responsabilités ▲
Le Conseil de bande d’Odanak a les responsabilités suivantes :
Perfectionnement des membres du Conseil
Se renseigner sur toute question pouvant aider les membres du Conseil à remplir leur rôle en tant que conseillers.
Se prévaloir des programmes de formation offerts.
Gestion générale
Définir et examiner les objectifs de la bande, les politiques, les règlements et les méthodes se rapportant aux programmes et services gérés par la bande et veiller à ce qu’ils soient menés à bien et respectés.
Participer aux réunions du Conseil de bande et suivre les méthodes appropriées de réunion.
Participer aux comités désignés par le Conseil et faire état des réalisations du comité aux réunions du Conseil (présenter des exemplaires des procès-verbaux).
Adopter un code de déontologie.
Représentation politique et extérieure
Représenter la bande et se faire porte-parole des préoccupations politiques de ses membres et en rendre compte aux membres de la bande.
Établir des contacts avec tous les niveaux de gouvernement et autres organismes locaux pertinents.
Parler au nom de la bande sur les questions ayant trait aux droits des Abénakis d’Odanak.
Communication avec les membres
Établir des stratégies de communication avec les membres de la bande en ce qui a trait aux politiques de la bande, aux objectifs des programmes et aux services.
Rendre compte aux membres de la bande, au moins une fois par année, des finances de la bande et des réalisations en matière de programmes.
Rendre compte aux membres de la bande des questions clés, des préoccupations et des faits nouveaux aux niveaux national et régional et au niveau de la Communauté.
Autoriser l’accès aux membres de la bande, à des périodes convenues au préalable, aux procès-verbaux des réunions du Conseil, aux règlements, aux résolutions, aux états financiers et autres.
Gestion du personnel
Définir les descriptions de poste du personnel de la bande et leurs responsabilités.
Approuver l’embauche et les cessations d’emploi du personnel de la bande.
Établir un code de déontologie et une politique en matière de discipline à l’intention du personnel de la bande.
Mener une évaluation annuelle complète des programmes dirigés par la bande ainsi que des responsabilités du personnel de la bande.
Gestion des travaux publics
Établir et réviser régulièrement la politique en matière de logement.
Établir des normes en vue des programmes de construction (conformément à la SCHL).
Planifier et approuver les conceptions de projets d’immobilisations, lancer les appels d’offres et approuver les soumissions, en collaboration avec le service technique du Grand Conseil.
Gestion financière
Planifier et budgétiser les fonds nécessaires à l’administration de la bande.
Négocier les ententes de financement dans les domaines qui relèvent de la compétence de la bande et dont le Conseil de bande a la responsabilité administrative.
Superviser les budgets et autoriser les transactions financières (conformément aux politiques).
Assurer une saine gestion financière de tous les services et programmes, en rendre compte régulièrement aux membres de la bande et aux organismes de financement.
Veuillez à respecter toutes les ententes contractuelles gérées par la bande.
Au moyen d’une résolution, nommer le personnel qui s’acquittera des responsabilités suivantes:
enregistrer toutes les résolutions, les décisions et les autres délibérations du Conseil de bande;
tenir les livres et registres comptables;
créer un système de classement pour les procès-verbaux des réunions du Conseil de bande, les règlements administratifs, les pièces justificatives, les relevés de banque, les chèques et la correspondance;
recevoir, enregistrer et déposer toutes les sommes d’argent reçues et payer les dus aux termes des ententes contractuelles et des règlements;
préparer périodiquement un état financier en vue de le présenter aux réunions du Conseil de bande.
7. Chef de bande ▲
Principales responsabilités :
-
membre du Conseil de bande;
-
responsable de la direction de la bande;
-
représentant officiel et porte-parole de la bande aux niveaux national et régional et au niveau de la Communauté;
-
au besoin, parle au nom de la bande pour des questions qui préoccupent la bande;
-
président des réunions du Conseil de bande;
-
rédiger l’ordre du jour, en collaboration avec le Conseil de bande et le directeur général assurer le bon fonctionnement de la réunion diriger les réunions de façon neutre déléguer un Conseiller à titre de président en cas d’absence En situation d’urgence, responsable de convoquer une réunion spéciale ou de prendre les décisions au nom du Conseil;
- participant à divers comités communautaires, sur demande;
Retraite de la vie politique
Lorsqu'un membre du Conseil de bande (le Chef et les conseillers) quitte la vie politique, soit parce qu'il ne se représente plus aux élections, qu’il donne sa démission ou qu’il perd sa place lors d'une élection, il a droit à une prime de départ équivalant à une semaine de salaire pour chaque année comme membre du Conseil.
8. Conseiller de bande ▲
Principales responsabilités :
-
membre du Conseil de bande;
-
participant actif aux réunions régulières ou spéciales du Conseil de bande et aux assemblées publiques;
-
préparation aux réunions (lecture de la documentation, réflexion sur les solutions, dépôt d’un dossier);
-
en situation d’urgence, une majorité de membres du Conseil peut convoquer une réunion spéciale
-
être à l'écoute des membres de la bande;
-
participant à différents comités ou travaux (tels que le développement économique, l’éducation ou autres), selon les besoins déterminés par le Conseil;
-
participant à des réunions officielles aux niveaux national et régional ou au niveau de la Communauté, à la demande du Chef de bande ou du Conseil;
Retraite de la vie politique
Lorsqu'un membre du Conseil de bande (le Chef et les conseillers) quitte la vie politique, soit parce qu'il ne se représente plus aux élections, qu’il donne sa démission ou qu’il perd sa place lors d'une élection, il a droit à une prime de départ équivalant à une semaine de salaire pour chaque année comme membre du Conseil.
